Solusi e-office dari codephile

Setiap organisasi/perusahaan umumnya memiliki mekanisme komunikasi internal yang sering disebut dengan istilah Surat Dinas, Nota Dinas, Memo Dinas, atau hanya dengan istilah Memo saja. Pada prinsipnya adalah sebuah system tata persuratan yang hirarkis, yang tidak cukup hanya dilaksanakan dengan menggunakan email system biasa.

e-Office menjawab kebutuhan Tata persuratan internal dan eksternal perusahaan dengan Mudah, Aman, dan Cepat.

Sistem komunikasi internal tersebut, umumnya,  membutuhkan beberapa perangkat tata persuratan yang meliputi:

  • Proses penerimaan surat (workflow)
  • Proses pembuatan surat keluat baik internal maupun eksternal (workflow)
  • Proses disposisi surat dan pembuatan tanggapan surat atas disposisi (workflow)
  • Sistem penomoran dan pengagendaan surat masuk dan keluar perusahaan
  • Sistem pendistribusian surat secara elektronis
  • Sistem penyimpanan dan pengarsipan surat
  • Sistem delegasi dan sekretaris

 

Aplikasi Electronic Office (e-Office) merupakan sebuah solusi total bagi manajemen untuk menjawab semua kebutuhan diatas yang mudah disesuaikan dengan tata naskah persuratan di perusahaan Anda.
E-Office memindahkan semua bisnis proses tata persuratan kedalam sebuah aplikasi berbasis web yang mudah, aman, dan cepat.

Aplikasi e-Office
Aplikasi e-Office

Fitur e-Office

Aplikasi e-Office dikembangkan untuk mengotomasikan seluruh proses tata persuratan dinas didalam perusahaan secara elektronis. Berikut fitur-fitur utama dari aplikasi:

  • Tracking (Pelacakan): 
    dalam proses tata persuratan manual, pembuatan surat keluar, penerimaan surat, dan disposisi sangat sulit diketahui posisi pastinya, sehingga apabila terdapat satu proses yang berhenti atau perlu untuk diketahui keberadaannya, maka user yang membutuhkan harus turun dan melacak keberadaan surat secara manual orang per orang. Fitur ini membantu setiap orang yang terlibat dapat dengan mudah untuk mengetahui posisi dan proses yang diperlukan dari setiap surat yang dibuat.
  • Distribusi & Pengagendaan: 
    setiap surat yang didistribusikan akan diberi nomor (diagendakan) dan di-copy sejumlah penerima surat ditambah satu sebagai arsip, kemudian didistribusikan menggunakan fax atau kurir. Proses pengagendaan dilakukan secara manual dengan memanfaatkan log book sebagai tanda terima surat. Proses ini sangat memakan waktu dan sangat bergantung kepada ketersediaan personal Tata Usaha. Fitur ini membantu setiap orang untuk dapat dengan cepat mendistribusikan surat langsung setelah pemeriksa terakhir (pengirim) menyatakan setuju (Approve). Setiap surat yang keluar dan masuk akan diagendakan dan diarsipkan secara elektronis. Agenda surat juga menjadi sebuah tools yang memudahkan setiap orang untuk mencari kembali surat-surat yang dibutuhkan berdasarkan pengirim, perihal, tanggal, nomor surat, dan lain sebagainya.
  • Awareness: 
    dengan cara manual, pejabat kadang kala tidak mengetahui surat-surat yang harus diparaf/ditandatangani karena begitu banyaknya surat kertas di meja pejabat bersangkutan. Tidak ada yang dapat memberi tahu kecuali pembuat surat yang merasa suratnya belum diproses. Fitur ini dengan mudah memberikan notifikasi sesuai dengan prioritas surat ke pengguna yang terlibat. Baik notifikasi melalui email, portal, maupun melalui system lainnya seperti SMS.
  • Pencarian: apabila dibutuhkan sebuah surat yang telah dibuat beberapa waktu yang lampau, dengan sistem manual hanya dapat mengandalkan log book (buku agenda surat masuk dan keluar), dimana informasi tersebut hanya diindex berdasarkan tanggal distribusi. Tidak mungkin mencari surat berdasarkan key yang lainnya, seperti Perihal dan Isi Surat. Fitur ini memberikan fasilitas agenda surat masuk dan surat keluar yang dapat diurutkan berdasarkan perihal, tanggal, nomor surat, kode loker, klasifikasi masalah, dan lain sebagainya. Selain itu e-Office juga dilengkapi dengan kemampuan searching sampai kedalama dokumen dan lampiran dokumen (Attachment).

Untuk lebih jelasnya, versi dan fitur dari aplikasi e-Office dapat dilihat pada table berikut:

No.Fitur e-Office Lite
Edition 
Corp.
Edition 
 I.Modul Utama
 1. Kastemisasi Corporate Style (Warna dan Logo)

ya

ya

 2. Pemetaan struktur organisasi dan jabatan 

ya

ya

 3. Email Integration

ya

ya

II.Modul Surat Masuk 
 1. Scanning Surat Masuk 

ya

ya

 2. Penomoran Agenda Otomatis  

ya

ya

 3. Distribusi Surat Masuk Elektronis  

ya

ya

 4. Disposisi Surat Masuk

ya

ya

 5. Tracking Disposisi

ya

ya

III.Modul Surat Keluar
 1. Kastemisasi Layout Surat

tidak

ya

 

2. Kategorisasi Surat

tidak

ya

 3. Penomoran Surat Otomatis

tidak

ya

 4. Proses Editing / Approval Online

tidak

ya

 5. Tracking Proses Editing / Approval

tidak

ya

 6. Pengiriman Surat Elektronis (Internal)

tidak

ya

IV.Modul Advanced
 1. Sekretaris / Personal Assistant

tidak

ya

 2. Delegasi

tidak

ya

 

E-Office dikembangkan diatas platform:

  • IBM Lotus Domino versi 7
  • Browser : IE 7 / Firefox 2.0
Sumber : Codephile.net


Comments